معرفة هياكل النظم المحاسبية استعدادا لتركيب نظام محاسبي جديد

هيكل النظام المحاسبي

آثار التشغيل الإلكتروني علي هياكل النظم المحاسبية
EDP Effects on Accounting System Structures
المقصود بهيكل النظام المحاسبي " System Structure " مجموعة الترتيبات المحاسبية التي تشكل البناء الأساسي أو الإطار العام الذي تحدث بداخله عمليات تحويل البيانات المعنية التي تقارير المعلومات أو القوائم المطلوبة . هذه الترتيبات أو العنصر ، و التي تشمل بصفة أساسية علي ما يلي :
· الدليل المحاسبي .
· المجموعة المستندية .
· المجموعة الدفترية .

و يلاحظ أنه بينما تشترك كل من نظم المحاسبة المالية و محاسبة التكاليف الفعلية و محاسبة المسئوليات في حقيقة ان هياكلها الأساسية يجب أن تحتوي علي هذه العناصر الثلاثة مجتمعة إلا أن هذه الأنظمة تختلف فيما بينما اختلافات جذرية بشأن مضمون كل عنصر تلك العناصر .

( 1 ) الدليل المحاسبي :

الدليل المحاسبة هو خريطة تصف الخطوط العامة التي تجري علي أساسها عملية تمييز وحصر و تجميع البيانات المحاسبية المناسبة لغرض القياس في ظل المعالجة اليدوية التقليدية ، ويستقبل كل نظام محاسبي بالدليل أو الأدلة المناسبة بتحقيق أغراضه .

فنظام المحاسبة المالية يعتمد في الأساس علي دليل واحد هو دليل الحسابات المالية . هذه الدليل ما هو إلا خريطة تتضمن أسماء مختلف الحسابات الإجمالية و الفرعية التي تتضمنها قائمتي الدخل و المركز المالي مع ترتيب هذه الحسابات في مجموعات متجانسة و مرقمه بشكل يوضح العلاقات القائمة بينها كما يحتوي هذه الدليل علي شرح موجز لطبيعة كل حساب و القواعد التي تحكم القيود التي تسجل فيه .

أما في نظام محاسبة التكاليف فأن غرض قياس و ضبط التكلفة الفعلية لوحدة المنتج يقتضي استخدام مجموعة من الأدلة المتخصصة نذكر منها :
· دليل عناصر التكاليف " Cost- Elements Chart " .
· دليل مراكز التكلفة " Cost-Centers Chart " .
· دليل وحدات التكلفة " Cost-Units Chart " .
· دليل حسابات التكاليف " Cost-Accounts Chart ".

و بالمثل فأن نظام محاسبة المسئوليات يستلزم تصميم أدلة مختلفة مثل دليل مراكز المسئولية ، سوء كانت مراكز تكلفة ، أو مراكز ربحية ، أو مراكز استثمار ، ودليل عناصر التكاليف القابلة و غير القابلة للتحكم علي مستوي المراكز المختلفة .

الأثر علي الدليل المحاسبي:
هذا و يمكن تلخيص أثار التشغيل الإلكتروني على الدليل المحاسبي كعنصر من عناصر هياكل الأنظمة المحاسبية فيما يلي .

أ – ازدياد أهمية الدليل المحاسبي :

فالدليل الحاسبي بوجه خاص يعتبر من الضروريات الأساسية لنجاح تصميم نظم التشغيل إلكتروني للبيانات المحاسبية . ذلك أن كل دليل يحتوي علي خطة منظمة لترقيم المفردات التي يحتوي عليها ، سوء كانت هذه المفردات حسابات مالية أو عناصر تكاليف أو مراكز تكلفة أو مراكز مسئولية . هذه الأرقام ذاتها تمثل الأكواد التي يستخدمها مخطط البرنامج في تصميم عمليات الإدخال و التسجيل و البحث و الاسترجاع و المعالجة التي يتضمنا البرامج التطبيقية.

وبدون هذه الأرقام الكودية تصبح العمليات السابقة بطيئة ، ومعرضة للكثير من الأخطاء ، كما تصبح أحجام ملفات البيانات متضخمة ، و تشكل عبئا علي الذاكرة أثناء التشغيل .

ب – التكامل بين الأدلة المختلفة :

في ظل أنظمة المعالجة اليدوية ، يتم تقسيم المفردات التي يحتوي عليها دليل كل نظام إلى مجموعات رئيسية و مجموعات فرعية و بنود وأنواع … الخ ، بحيث تعكس هذه المجموعات العناصر الرئيسية التي تحتوي عليها القوائم التي ينتجها هذا النظام .
أما في ظل أنظمة التشغيل الإلكترونية للبيانات المحاسبية ، فأن خطة ترقيم و تكويد الحسابات المختلفة تقوم بالضرورة علي مبدأ التكامل بين أنظمة القياس المختلفة . هذا المبدأ يقتضي بأن يتم تكويد علي بند من البنود برقم كودي واحد ، علي أن يعكس هذا الرقم علاقة هذا البند بكافة أنظمة القياس المستخدمة .

علي سبيل المثال ، فأنه الرقم الكودي الذي يعطي لأي بند من بنود الانفاق يجب أن يعكس هذه علاقة هذا البند بكل من :
· الحساب المالي الذي يحمل عليه لإغراض المحاسبة المالية .
· مركز التكلفة الذي يوجه إليه لإغراض التتبع و التحميل اللازم لقياس التكلفة الفعلية لوحدات النشاط .
· مركز المسئولية الذي يرتبط به لأغراض رقابة و تقييم الأداء الوظيفي للمسئول عن هذا المركز .

هذا وتجدر الإشارة إلى أن القياس في مراكز المسئولية فيعمل علي تحديد التكلفة القابلة إلى للتحكم بمعرفة المسئول عن هذا المركز . في مراكز التكلفة يستهدف تحديد التكلفة الاقتصادية للوحدة المنتجة سوء كانت قابلة أو غير قابلة للتحكم بمعرفة المسئول عن المركز .

الخــلاصة :

أنه إذا كانت الأدلة المحاسبية ضرورية لأنظمة المعالجة اليدوية للبيانات المحاسبية ، فأنها تعتبر أكثر من ضرورية بالنسبة لنظام التشغيل الإلكتروني لتلك البيانات . أنها تعتبر ركيزة أساسية تتوقف عليها الطريقة التي يعمل بها هذا النظام ، وتتحكم في مدي نجاحه في إنتاج المعلومات المختلفة للأغراض المختلفة .

( 2 ) المجموعة المستندية :

المستندات " Source Documents " هي سند القيد في المحاسبة وبرهان قانونيته و صحته . ثم أنها ضرورة محاسبية لتحقيق مبدأ من أهم المبادئ المقبولة قبولا عاما في المحاسبة المالية ، هو مبدأ الموضوعية وقابلية البيانات للتحقيق و المراجعة .

في المحاسبة المالية ، تتعلق معظم المستندات بإثبات نشأة الإنفاق أو الالتزام بأنفاق . ويتكون الجانب الأعظم منها من مستندات تنشأ خارج الوحدة المحاسبية . ولا تستخدم المستندات الداخلية إلا في الأحوال التي يتعذر فيها الحصول علي مستند خارجي مؤيد للعملية.

أما في المحاسبة الإدارية ، فأن الكثير من المستندات و النماذج و الكشوف التحليلية يتم أعدادها داخليا في الأغلب الأعم . علي سبيا المثال :
في نظام محاسبية التكاليف الفعلية ، تتواجد المستندات و الكشوف الداخلية التالية بالنسبة لعنصر واحد فقط من عناصر التكاليف و هو عنصر المواد :

· أذن استلام مواد .
· أذن صرف مواد .
· أذن ارتجاع مواد .
· أذن تحويل مواد .
· كشف حصر المواد المباشرة .
· كشوف تحويل المواد غير المباشرة .
· بطاقة الصنف أو العين .
· صفحة الصنف بدفتر أستاذ مراقبة المخازن .
· محاضرة الجرد الفعلي المستمر .

مثل هذه النماذج و المستندات تعمل علي حصر عناصر التكاليف و تيسير عملية تتبع مسارها داخل الواحدة ، كما تعمل في الوقت ذاته كأداة فعالة لتحقيق أغراض الضبط الداخلي والرقابة علي تلك العناصر .

الأثر علي المجموعة المستندية:

ويمكن القول بأن تأثير التشغيل الإلكتروني علي المجموعة المستندية ينصب بالدرجة الأولى علي طريقة تصميم المستند و وسيلة استيفائه ، وليس بالضرورة علي مضمون هذه المستند أو محتوياته أو دورته المستندية حتى نقطة اعتماده كدليل مؤيد لحدوث العملية . إذ يتم إعداد كل مستند داخل الإدارة المختصة كالمعتاد ، وذلك طبقا للقواعد و السياسات و الأجراءات التي يتضمنها نظام الضبط الداخلي المتبع .

و مع ذلك فأن الحاجة إلى إعطاء أكود خاصة إلى بعض البيانات غير الرقمية التي يحتوي عليها كل مستند من مستندات القيد الأولى المعدة للإدخال علي الحاسب يتطلب اتباع أحد بديلين:

أ – استخدام نموذج إدخال خاص " Input Form " :

هذا النموذج يرفق بكل مستند ، و تنقل إليه البيانات الواردة بالمستند الأصلي ولكن بعد تحويلها إلى الاكواد المناسبة بمعرفة قسم تجهيز البيانات . و يتبع هذا الأسلوب بوجه خاص في حالة المستندات الخارجية ، كما يفضل استخدامه في ظل طريقة الإدخال للدفعة " Batch Input " ، حيث يتواجد فاصل زمني بين نقطة إنشاء المستند وبين تاريخ الإدخال إلى قاعدة البيانات الإلكترونية … و هو ما يسمح بتخصيص موظف مستقل بقسم تجهيز البيانات يكون مسئولاً عن القيام بعملية التكويد و استيفاء نماذج الإدخال المرفقة بكل حزمة او دفعة مستندات.

ب – تعديل شكل المستند " Document Redesign " :

فيتم إعادة تخطيط شكل المستند وتعديل طريقة تصميمه بحيث يحتوي علي خانات إضافية يمكن أن يدرج به الكود المناسب لكل بيان من البيانات الواردة و القابلة للتكويد . و بالطبع لا يمكن إتباع هذا الأسلوب إلا في حالة المستندات الداخلية ، لان المنشأة لا يمكنها التحكم في تصميم المستندات الخارجية . كما يفضل أتباع هذا الأسلوب بصفة خاصة في ظل طريقة الإدخال الفوري " On-Line Input " .

( 3 ) المجموعة الدفترية :

لاشك أن أكثر عناصر هياكل النظم المحاسبية تأثراً بالتشغيل الإلكتروني للبيانات هو المجموعة الدفترية ، أي مجموعة الدفاتر و السجلات المخصصة للأغراض تسجيل البيانات ، وفقاً لاحتياجات كل نظام محاسبي علي حده .

علي سبيل المثال ، تشتمل المجموعة الدفترية في ظل نظام المحاسبة المالية ، علي السجلات المحاسبية و التحليلية التالية :
· دفتر اليومية العامة .
· دفاتر اليوميات المساعدة ، مثل دفتر يومية الخزينة ، و دفتر يومية المشتريات الاجلة ، و دفتر يومية المصروفات النثرية ……… الخ .
· دفاتر الأستاذ المساعد ، مثل دفتر أستاذ مراقبة العملاء ، ودفتر أستاذ مراقبة الموردين ، و دفتر أستاذ مراقبة مخازن المواد .
· دفتر الأستاذ العام و موازينه الرقابية .
· الدفاتر التحليلية ، مثل دفتر تحليل المصروفات ، و دفتر تحليل ضريبة المبيعات المحصلة .
· السجلات الرقابية ، مثل سجل الأصول الثابتة و سجل العهد ، وسجل التأمينات لدي الغير ، وسجل خطابات الضمان السارية .

هذا ، وقد يضاف إلي ما تقدم في المنشآت الصناعية أستاذ مراقبة التكاليف ، لربط المجموعة الدفترية للمحاسبة المالية مع المجموعة الدفترية لمحاسبة التكاليف ، ة تسوية الفروق بينهما .

و النقطة ذات الأهمية هي ان هذه المجموعة الدفترية في ظل نظم المعالجة اليدوية تتخذ وسيطاً مادياً ملموساً ، يتمثل في مجلدات أو دفاتر تحليلية أو بطاقات سائبا ، و تتميز بأنها يمكن الرجوع إليها في أي وقت و قراءة ما بها بشكل مباشر .

أما في حالة نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية ، فان هذه المجموعة الدفترية تتحول إلى مجرد ملفات إلكترونية " Electronic Files " مخزونة علي أحد وسائط التخزين الإلكتروني ( سوء كانت شرائط ممغنطة أو أقراص تخزين مرنه أو ثابتة ) . وهذه الملفات لا يمكن الوصول إليها في التعامل معها أو قراءة ما يوجد بها من قيود وبيانات إلا من خلال – وفقط من خلال – البرامج التطبيقية المختصة التي تم في ظلها إنشاء مثل هذه الملفات من الأصل .

هذا التغيير السافر في طبيعة المجموعة الدفترية في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية سوف يكون له تأثيره الكبير بوجه خاص علي طبيعة و إجراءات كل من نظم الرقبة الداخلية و المراجعة الخارجية ، أذ انه يعني ببسطة أمرين :
· صعوبة اكتشاف أي تعديل غير مشروع اجري علي محتويات الملف .
· صعوبة تحديد المسئولية عن هذا التعديل في حالة اكتشافه .

الخلاصــة :

ونلخص من كل ما تقدم إلي أن تأثير التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية علي العناصر المختلفة لهياكل النظم المحاسبية لم يغير من طبيعة هذه العناصر أو وظيفتها أو أبعادها الفنية ، وإنما انصب هذا التأثير علي بعض جوانبها الشكلية و الإجرائية . . . وذلك إلي الحد الذي استلزمته طبيعة التشغيل الإلكتروني و متطلباته التقنية .

كما كان أكثر عناصر الهيكل تأثراً هو المجموعة الدفترية ، التي تحولت إلى ملفات الإلكترونية لا يمكن التعامل معها إلا من خلال البرنامج التطبيقي الذي أنشأها . ولا شك أنه لم تعد هناك وسيلة أو سبيل للتحقق من صحة و سلامة البيانات المسجلة بهذه الملفات إلا بالتحقق من سلامة البرنامج التطبيقي ذاته و خلوه من الأخطاء المنطقية ، و حماية هذا البرنامج ضد محاولات التعديل أو الاستخدام غير المشروع .

تركيب نظام محاسبي جديد

عند القيام بتركيب نظام محاسبي جديد في شركة ماهو المطلوب من المحاسب من الأدارة المالية وقسم نظم المعلومات في الشركة عمله Information Technology &Data Processing عمله للخروج بنظام محاسبي يخدم نشاطات الشركة كيفية عمل التحاليل المالية للشركة ماهو المطلوب في الشركة - فالمعروف انك إذا نظرت إلى دليل الحسابات في الشركة ترى القوائم المالية قائمة في تقسيمته لذلك يجب ان يحتوى دليل الحسابات على التصنيف التالي والحسابات التالية

1- حسابات الميزانية Balance Sheet Account
2- حساباتالأرباح والخسائر - Profit and Loss Account
3- الحسابات الأحصائية Statstic Account

عند القيام بخلق شجرة الحسابات او ما يسمى دليل الحسابات Chart of Account يكون نظام الترقيم 1 لحسابات الميزانية ألأصول المتداولة - الألتزامات رقم 2 - حسابات الأرباح والخسائر من مبيعات مشتريات وكافة الأمور المتعلفه بها 3 - المصاريف رقم 4 وهكذا .
كذلك يتوجب ان يتم خلق ما يسمى بال Accounting Dimension التصنيف المحاسبي وهو التي نقوم منها بتحديد مراكز التكلفة أقسام المربحية في النشأة على سبيل المثال الصنيف يكون
Account No
Division / Business Type
Department
Employee
Contract No
advertisment and Promtion
Purchase Order
عند تصميم هذه الأمور في دليل الحسابات في النظام المحاسبي يكون من السهل تحليل الحسابات وتحديد الأرباح والخسائر ومصاريف الأقسام وكيفية توزيع الأيرادات فنظام الترقيم في الحسابات يعطي لنا القدرة على التذكر وعلى ترتيب الحسابات ويساعد بقوة عند عمل التقارير المالية من خلال هذه الموضوع سوف نقوم بربط المتطلبات وأفضل طرق فهم كيفية إعداد دليل الحسابات الذي هو أساس البناء في البرامج المحاسبية فإذا كان إعداده جيد وحسب المتطلبات يكون البرنامج المحاسبي على تزويد الإدارة المالية بالتقرير المطلوبة وتلبية إحتياجات الشركة
دليل الحساب Chart of Account

دليل الحسابات هو عبارة عن قائمة من الحسابات التي تستعملها الشركة لتقيد حسابات وصفقاتها المحاسبية Bookkeeping . عدد الحسابات في دليل الحسابات يعتمد على العناصر التالية :

1. حجم الشركة ونشاطها
2. تعقيدات نشاط الشركة
3. كمية التحليل التفصيلي التي تجتاجها الشركة

طبعا عند التخطيط في تصميم دليل الحسابات يجب ان يتناسب مع قسم تدفق راس المال Cap l Inflow خلال دورة الأعمال Business Cycle كيفية انسياق القيود المحاسبية في هذه الحسابات وتقيدها ، كيفية إدارة موجودات الشركة Fixed Asset Management .

قبل تصميم أي دليل حسابات او الشروع في تصميمه يجب ان يؤخذ بعين الأعتبار التساؤلات التالية :
1.كيفية ترقيم الحسابات How Accounts are numbered
2.كيفية تصنيف الحسابات How accounts are Classified
3.كيفية تجميع هذه الحسابات How accounts are grouped together
4.التفنيط القانوني للغة القانون للحسابات How are legal regarding legal language met ?
5.تركيب الأبعاد وكيف ترحيل الصفقات في الحساب The Structure of dimensions –how transaction are allocated to dimensions
الحسابات الإسمية Nominal Accounts

تعريف دليل الحسابات يعتبر أحدى المهام الرئيسية البارعة التي يتوجب أخذها بعين الأعتيار عند تصميم او تركيب أو تطبيق أي برنامج محاسبي في شركة جديدة هنا يأتي دور الأدارة المالية وطاقهما المالي الذي يتوجب عليهم ان يفهموا انسيابة القيود المحاسبية في الحسابات لذلك يتوجب أن تصنف الحسابات في أي دليل حسابات الي ثلاث حسابات رئيسية :

• حسابات أرباح وخسائر Profit and Loss
• حسابات ميزانية Balance Sheet Accounts
• حسابات إحصائية Statistical

ملاحظة وددت أن أضيفها هنا بأن الحسابات الأحصائية Statistical accounts لا تمثل ولا تشكل جزء من حسابات الأرباح والخسائر او حسابات الميزانية وهم لا يعتبر جزء من القيود المالية او مسك الدفاتر المالية هي حسابات إحصائية لحفظ عملات الأجنبية فقط

رقم الحساب Account Numbers

عدد أرقام الحساب يجب ان تكون ثابتة متساوية يعني 6 خانات 8 حانات 10 خانات يعتمد على حجم الحسابات التي ترغب الشركة في حفظها وكيفية تفيطها وتصنيفها . عند تصميم دليل الحسابات ترقيم الحسابات وكيفية تجميع الحسابات حسب نوعيتها يجب أن يؤخذ بعين الأعتبار وسوف نذكر هنا مثال بسيط صغير
يمكن ان نستعمل الرقم (1) لحسابات الميزانية – الأصول الرقم (2) لحسابات الميزانية الخصوم وقد يكون الخانة الثانية في الترقيم 10 والتى ترمز لحسابات البنوك الرقم 11 قد يعني المخزون وعلى هذه الطريقة يتم ترقيم الحسابات في دليل الحسابات من هذا يفهم الخانة من الرقم الأولي يرمز لصنف Class والرقمين التالين يرمزان للمجموعة Group

مثالا بسيط
1 يرمز الأصول
10 يرمز للبنوك
11 يرمز للأسم البنك
رقم حساب بنك العرب التجاري سوف يكون 110110100 ويكون هذا رقم الحساب رقم واحد تحت مسمى هذا البنك وهكذا يستمر الترقيم في دليل الحسابات

الأبعاد Dimensions

الغاية الأساسية من الأبعاد هو الأعداد لتحديد إيرادات ومصاريف كل قسم على حده وتحليل هذه المصاريف حتى ادق المراحل من التحليل المالي حسب ما تراه الأدارة المالية مناسب عند إعداد تقاريرها المالية والأدارية عند عرضها على ألأدارة المالية

الأبعاد قد تكون بعدة طرق وهذا كله يعود لنشاط الشركة وحاجتها وطريقة عرضها المثال الأول :

• رقم الحساب Account No
• مراكز التكلفة Cost Centre
• المنتج Product
• المشروع Project
• التصنيع Manufacturing
• التشغيل processing

الأبعاد بطريقة في شركة تسويق
• رقم الحساب Account No
• القسم / نوع النشاط Division /Bus-type
• الدائرة Department
• الموظف Employee
• العقد Contract
• مصاريف التسويق Advertisement & Marketing
• طلب الشراء Purchase Order

طبعا تحديد ما يسمى بالأبعاد Dimensions هو التخطيط الذي يتوجب على ألأدارة المالية ان تقوم به لتقديم أدق التفاصيل عن نشاط الشركة وهذا التصيف يكون له دور عند إعداد التقارير وحساب أرباح كل قسم كل مشروع تكلفة العمالة العقود

مستوى التقرير Reporting Level

عند إعداد دليل الحسابات يجب ان يؤخذ بعين الأعتبار مستوى التقارير وكيفية إستخراج هذه التقارير وتقديمه وهذا كله الأساس من خلال ما يسمى Grouping of Account هنا يأتي دور الأبعاد في الترتيب Sorting of Information Based in Dimension حيث يتم البحث بهذا الطريقة وترتيب إيرادات ومصاريف كل قسم حسب Group لذلك في غالبية الحالات يجب ان يكون عند إدخال القيد المحاسبي أن تكون الأبعاد المحاسبية من رقم 1 – 3 وهي التي ظهرت باللون الغامق على سبيل المثال .

هنا تأتي قوة البرنامج المحاسبي في كيفية تسهيل هذه الأبعاد في كيفية التصميم ودور المبرمجين ومصممي البرامج المحاسبية في الخطوات التي يتخذونها لتسهيل هذه التقارير وتحاليلها

الهيكل الهرمي للحسابات و التي يمكن أيضاً تسميتها بالـ CHART OF ACCOUNTS ، فالتركيب الهرمي مفيد في حالات معينة أذكر منها التقارير القطاعية و ذلك عند تقسيم الهيكل التنظيمي للمؤسسة إلى شركة أم ( قابضة ) ثم شركات فرعية ثم فروع ثم أقسام و هذا التقسيم مفيد جداً في أنتاج التقارير التي تساعد على الوصول إلى تحليل ثلاثي الأبعاد
بالطبع إن شجرة الحسابات أو خريطة الحسابات مهمة و يجب أن تؤخذ العديد من الأعتبارات عند تأسيس الحسابات الخاصة بالشركة و لكن هناك أعتبار مهم جداً يجب أن يؤخذ في الحسبان
عادة الحلول المالية تتكون من عدة برامج بينها أتحاد و توافق و البرمجيات يطلق عليها MODULES فنجد مثلا
ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE
ACCOUNTS PAYABLE MODULE
GL MODULES
FIXED ASSESTS MODULES
HUMAN RESOURCES MODULES
و غيرها و كل حل مالي يختلف عن الأخر و لكن الفكرة تظل واحدة و يظل قلب كل حل مالي هو اليومية العامة أو GL MODULE
فعند تأسيس البرنامج و خصوصاً في مرحلة أعداد شجرة الحسابات يجب أن يؤخذ بعين الأعتبار الحسابات التي سوف يرحل لها هذا الـ MODULE القيود ، مثال ذلك
في ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE يجب الأشارة إلى الحسابات التي سوف يتم ترحيل القيود المركزية إليها في منطة اللا شعور أو BEHIND SENSE AREA بمعني أن المستخدم مثلاً تجده يدخل فاتورة بيع أجلة في نافذة إدخال الفواتير فما القيد الذي سيحدث دون أن يشعر ؟
من حـ / المدين حسن مثلا إلى حـ / المبيعات و هذا على أفتراض أستخدام نظام الجرد الدوري ، و هذا القيد هو قيد مخفي سوف يحدث كلاً من حسابات العملاء و حسابات المبيعات في أن واحد بدون تدخل يذكر مباشر بتحرير القيد من المستخدم
إذن على كل مدير مالي أو مدير حسابات عند أعداده لخريطة الحسابات أن يضع في الحسبان التكنيك الذي ستعمل به هذه الـ MODULES و كيفية بناء تكامل صحيح بينها
و هذا ما يدعوني إلى أن أنتقل إلى نقطة مهمة هنا و هي دور المحاسب في ظل أستخدام التطبيقات المحاسبية في المنشأة ، هل هو مدخل بيانات أم ماذا ؟ و هل أنتهت مهنة المحاسبة عند هذا الحد ؟
المحاسب أو المدير المالي لن تكون وظيفته إدخال البيانات بشكل أعمى كما يظن البعض و لكن هذه الحلول المالية تنطوى على كثير من المشاكل التي من الجائز أن تحدث ويجب على كل محاسب أن يحتاط لذلك بدعم المعرفة التكنولوجية له و معرفة خط سير معالجة البيانات و تركيبة البيانات المحاسبية و الأساسات لأي نظام محاسبي هي الأساسات التي تقوم انت بصياغتها وإعدادها في دليل الحسابات

هل تخيلة النظام المالي الذي سوف تقوم بإعداده ما هو النظام المحاسبي Accounting Application الذي يتوافق مع نشاط التشغيلي للمنشاة التي سوف تقوم بتركيبه كل هذا مبنى على Operation Cycle لشركة Enterprise من طبيعة النشاط يكون تصميم او Implementation لبرنامج المحاسبة The Accounting Package هذه الأمور سوف تواجهها عند بدء التخطيط Enterprise Resource Planning وسوف تسمع هذه المصطلحات ERP
غالبية البرامج المحاسبية Accounting Software بغض النظر عن طريقة برمجتها Programming سو كان هذا عن طريق لغة C++ او مايسمى بالفيجوال بيسك Visual Basic او Oracle Application او البور بلدر PowerBuilder فهي تحتاج ان تظهر بالصورة التالية ويجب ان تطبق نظام المحاسبة Double Entry System والمحافظة على نظام التقيد Bookkeeping والذي ينص على تساوى الطرفين Debit = Credit في القيد المحاسبي تعال نشاهد واجهة التطبيق للأي برنامج محاسبي سوف تكون تتكون من التالي :

1. الأستاذ العام General Ledger
2. إستاذ المبيعات Sales Ledger
3. استاذ المشتريات Purchase Ledger
4. إستاذ الكمبيالات Promissory Notes Ledger
5. أستاذ الخدمات الأدارية Services Order Management
6. أستاذ أوامر الشراء Sales Order Ledger
7. أستاذ أوامر المبيعات Purchase Order Ledger
8. مراقبة المخزون –بضاعة Stock Control
9. الأحصائية Statistics
10. إدارة المشاريع Project Management
11. الرواتب /ش. موظفين Payroll – HR
12. خدمات البرنامج System Utilities
13. تواريخ اوامر Order History Detailed

هل لك ان تتخيل حجم هذا البرنامج المالي وكيفية ترابط كل جزء من اجزائه مع بعضها البعض ليصبح نظام شامل هل لك ان تفكر في هذا الموضوع وكيفة ربط هذه Modules مع بعضها البعض كل هذه الأفرع من الأجزاء يجب أن تلتقى في ما يسمى بالأستاذ العام كل هذه الروافد يجب ان تصب في النهاية في الأستاذ العام General Ledger ولكن كيف ؟ نعود ونقول طبعا عن طريق دليل الحسابات والأبعاد التي تم تصميمها عند البدء في إعداد Chart of Accounts هل يستطيع أحد منكم أن يقوم بربط هذه الأجزاء مع البعض ؟ المطلوب منك ان تقوم بإحضار ورقة وتضع الأستاذ العام في دائرة Circular وتربيطها بخطوط مع بعضها البعض .

نتخيل أن معنا نظام محاسبي يتكون من أربعة MODULES

الأول : GL
الثاني : AR
الثالث : AP
الرابع : INVENTORY

الأن سوف نتخيل هذه العلاقة
أولا : علاقة GL مع AR
لكي يتم تأسيس العلاقة بين كلاً من GL و AR يجب علينا بناء عدة حسابات أستاذ هي( سوف نفرض هنا أستخدام الحل المالي نظام الجرد الدوري )

حـ / العملاء
حـ / المبيعات
حـ / مردودات المبيعات
حـ / مسموحات المبيعات

ففي النظام الأساسي عند تأسيس الحل المالي يجب أن يطلب منك المعلومات بشأن هذه الحسابات حتى يحدث التكامل بين كلا من GL MODULE و AR MODULE فأي حل مالي كما ذكرت سابقاً يجزء الحل المالي إلى عدة MODULES و لكن كيف للنظام الأساسي في الحل المالي أن يعرف ما يجب عليه فعله عند عمل فاتورة مبيعات على سبيل المثال
فلو أخذنا الأن هذا المثال لتحليل ماذا يحدث وراء الكواليس لعرفنا أننا عندما ندخل فاتورة بيع فإن البرنامج سوف يقوم بعمل القيد التالي إذا كانت على الحساب أو فاتورة آجلة ، من حـ / عملاء - حسن مثلا إلى حـ / المبيعات
و أيضاً وراء الكواليس يتم خصم الكمية المباعة من المخزون ، و نحن إذ ذكرنا سابقاً أننا بصدد حل مالي يعتمد نظام السيطرة على المخزون على نظام الجرد الدوري فإن السيطرة هنا تكون سيطرة بيانية خلال السنة أي لا تأثير على الحساب الخاص بالمخزون الموجود في ميزان المراجعة
الدور الكبير لربط هذه الأجزاء مع بعضها البعض هو دليل الحسابات كيف يحدث هذا كيف يمكن ربط هذه الأجزاء مع بعضها البعض يتم هذا عن طريق مهام خاصة يجب ان تتوفر في دليل الحسابات او النظام المحاسبي Accounting Software وهو ما يعرف ب Special Function ماذا نعني هنا بالمهام الخاصة لدليل الحسابات Chart of Account .

المهام الخاصة هو ان تضع قوانين وطريق في كيفية التعامل مع الأجزاء وذلك بمنع التقييد على هذه الحسابات في الأستاذ العام بمباشرة يعني تكون هذه الحسابات حسابات تصب فيها القيود مباشرة من Module على سبيل المثال وبطريقة مختصرة

لحساب إستاذ المبيعات Sales Ledger (AR) يتم خلق حساب أسمى في الأستاذ العام Nominal Account حساب الذمم المدينة Account Receivable ويتم خلق العميل في أستاذ المبيعات ويتم ربط العميل مع حساب الذمم في الأستاذ بهذه الطريقة يكون مبيعات العميل وسجله التفصيلي في أستاذ المبيعات . بهذه الطريقة يصبح من السهولة إدخال فواتير العميل مباشرة على حساب الذمم accounts Receivable من خلال Sales Ledger
وسوف يقوم النظام المحاسبي بمنعك من إدخال قيود مباشرة على هذا الحساب سوف يقوم الحساب عن طريق Special Function بعمل block للقيود الذي يتم إدخالها عن طريق الأستاذ العام كافة قيود المبيعات من فواتير Sales Invoices إشعار مدين دائن Credit & Debit Note عن طريق Sales ledger

هذا التطبيق العملي يجب ان يتم مع كافة Module وبهذه الطريقة يتم الربط بين كل الأجزاء عن طريق الأستاذ العام عن طريق أقفال الأدخال على حسابات هذه النماذج المحاسبية مباشرة من الأستاذ العام وهنا يكمن ما يسمى بالسيطرة على نشاط كل موديل وسنذكر هنا بعض هذه المهام وهي كالاتي :

Special function Description
00 No Special Function
01 Sales Ledger (AR)
02 Purchase Ledger (AP)
03 Sales ledger with Currency
04 Purchase ledger with Currency
05 Fixed Asset
06 Portfolio Management
07 Qty Accounting
08 Qty Accounting with Constant
09 Currency account Type (1)
10 Currency Account type (2)
11 Inter- Company Transactions
12 VAT transaction
13 Promissory Notes
14 Analytical Ledger
15 Direct VAT Transaction
16 Petty Cash Book

هذه بعض العناصر التي يمكن ان يتم وضع Special functions والتي من خلالها يتم وضع القوانين وكيفية ربط هذه الحسابات مع الأستاذ العام هذه المسميات تختلف من برنامج محاسبي لأخر .
لماذا نحتاج لحساب مبيعات بالعملة الأجنبية وحساب مشتريات بالعملة الأجنبية قد يمتد نشاطك خارج الدولة وتبيع لدول المجاورة وسوف تكون مبيعاتك بالعملة الأجنبية بالدولار على سبيل المثال لذلك يجب ان تحفظ المبيعات بالعملة الأجنبية في حساب أحصائي منفصل عن الحسابات الرئيسية حيث ان السداد سوف يكون بالعملة الأجنبية وهناك التحويل وسعر الصرف الذي سوف يختلف من تاريخ إصدار الفاتورة حتى تاريخ سدادها هذا الفرق يكون ارباح او خسارة فرق عملة .
لنحدد الأن العلاقة بين كل من النماذج المحاسبية حتى نفهم الدورة المحاسبية في Accounting Software وكيفية التي يتم فيها التطبيق Implementation

ماهي الرابط بين المبيعات والمشتريات هو المخزون لابد ان يكون هناك مشتريات بضاعة هذه البضاعة يتم شرائها من المورد يتم تخزين البضاعة في مخازن الشركة يتم بيع هذه البضاعة للزبائن يتم تحصيل هذه المبالغ هذا ما يعرف ب Accounting Cycle هنا نستطيع ان نفهم العلاقة ان إستاذ المبيعات وإستاذ المشتريات يلتقيان في ويتصلان مع المخزون ومن خلال Special Functions يتم ربطهما مع الأستاذ العام General Ledger
• من خلال أوامر المبيعات Sales Order Module يتم إدخال طلبات المبيعات ويقوم النظام بحجز الكمية وصرفها من المخزن لصالح هذا الطلب الشراء وعند أقفال هذا النموذج يتم عمل الفاتورة وتصبح جاهزة لتسليم للعميل المعني هنا ان تم سحب البضاعة من المخزن الرئيسي لصالح هذا الطلب تم تجهيز الفاتورة بسعر البيع ببساطة يكون القيد المحاسبي في البديهية كالاتي :

من ح / العميل
من ح/ تكلفة البضاعة المباعة
الي ح/ المبيعات
الي ح / المخزون

هذه الأمور في النظام المحاسبي لا تتم بهذه البساطة المحاسبية المذكورة هنا ولكن لها خفايا داخلية سوف نتناولها في شروحتنا القادمة هذا ما يخص دليل الحسابات Chart of Account وإذا أردت أن اسرد في كل جزئية فاننا سوف نأخذ وقت طويل لشرح التفاصيل المتعلقة بكل برنامج وربطه مع بعضه البعض ما اريده ان يقوم بالتفكير وطرح التصور لكل جزء وتقديم التساؤلات ونحن على الأستعداد للأجابة على كل الأسئلة سنخوض في المرة القادمة في خفايا البرامج المحاسبية كيفية القيود وعلاقات هذه القيود مع كل جزئية من جزئيات البرنامج المحاسبي


العلاقة بين البيانات والمعلومات المحاسبية

يمكن تعريف البيانات بأنها : حقائق مجردة تعبر عن حدث أو أحداث معينة بهيئة رموز أو حروف أو أرقام أو رسوم بيانية ، تكون بصيغة غير مرتبة (طبقاً للاستفادة المطلوبة من استخدامها) يتم جمعها أو الحصول عليها من مصادر مختلفة بهدف تحويلها إلى معلومات يمكن الاستفادة منها بعد إجراء العمليات اللازمة عليها وترتيبها ، فهي المادة الخام (الأساسية) اللازمة لإنتاج المعلومات.

وهناك أمثلة كثيرة على البيانات في الحياة العملية منها أرقام الإنتاج ، أرقام المبيعات، أرقام المخزون ، الإحصاءات المختلفة (أرقاماً وخرائط ورسوماً بيانية).

وتمثل الأحداث الاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية الأساس في الحصول على البيانات المحاسبية التي يمكن أن تصنف تبعاً لتلك الأحداث إلى الصنفين الرئيسين الآتيين.

1. بيانات مالية، وهي تتعلق بكافة الأحداث الاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية ويتبعها أثراً مالياً بحيث يمكن قياسها والتعبير عنها بصورة مالية ، وهي تشمل كافة الأحداث الرئيسية الآتية:

أ. الأحداث التمويلية المتعلقة بكيفية الحصول على الأموال اللازمة لممارسة الوحدة الاقتصادية لنشاطها الاقتصادي (الجاري وغير الجاري) سواء من قبل أصحاب الملكية أو عن طريق الاقتراض(قصير الأجل أو طويل الأجل) .

ب. الأحداث الرأسمالية المتعلقة بكيفية الحصول على الموجودات الثابتة واندثاراتها ومجالات التصرف بها (البيع أو الاستبدال) .

ج. الأحداث الايرادية ، المتعلقة بكيفية تحقيق أرباح العمليات الجارية (أرباح النشاط الجاري).

2. بيانات غير مالية، وهي تتعلق بكافة الأحداث الاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية ولا يتبعها أثراً مالياً، وهي على نوعين:

أ. بيانات كمية، وهي تلك البيانات التي يمكن التعبير عنها بصورة كمية ، مثل إعداد العاملين ، عدد ساعات العمل، عدد الأسهم ، عدد الوحدات المباعة .. الخ.

ب. بيانات غير كمية ، وهي تلك البيانات التي لا يمكن التعبير عنها بصورة كمية أصبحت يتم التعبير عنها بصورة وصفية نظراً لصعوبة قياسها بصورة كمية أو من أمثلتها مدى الاستفادة من البرامج التدريبية للعاملين ، أذواق المستهلكين ، الخ.

وعليه يمكن تعريف المعلومات –بصورة عامة-بأنها : ناتج العمليات التشغيلية التي تجري على البيانات من تبويب وتحليل وتفسير بهدف استخدامها في توضيح الأمور المختلفة وبناء الحقائق عليها من قبل مستخدميها وبما يحقق الفائدة لهم.

ومن خلال تعريف كل من البيانات والمعلومات يتضح أن المعيار الأساسي للتفرقة بين البيانات والمعلومات ينحصر في الفائدة المحققة منهما ،كما أن هناك إمكانية لاعتبار البيانات بمثابة معلومات إذا ما تم تنظيمها وإعادة ترتيبها بشكل يجعل لها معنى ودلالة وذات استخدام مفيد لمستخدمها ، بعد الأخذ بنظر الاعتبار كل من : المستخدم ، مكانته الوظيفية ، التوقيت الزمني للاستخدام.

المعلومات المحاسبية وشروطها

تعرف المعلومات المحاسبية بأنها : كل المعلومات الكمية وغير الكمية التي تخص الأحداث الاقتصادية التي تتم معالجتها والتقرير عنها بواسطة نظم المعلومات المحاسبية في القوائم المالية المقدمة للجهات الخارجية وفي خطط التشغيل والتقارير المستخدمة داخلياً .

وبذلك فهي تمثل ناتج العمليات التشغيلية التي تجري على البيانات المحاسبية والتي تستخدم من قبل الجهات الداخلية والخارجية التي لها علاقة بالوحدة الاقتصادية وبما يحقق الفائدة من استخدامها .

وتنشأ الحاجة إلى المعلومات المحاسبية من نقص المعرفة وحالة عدم التأكد اللازمة للنشاط الاقتصادي ، وبذلك فإن الهدف من توفير وتقديم المعلومات إلى الجهات المستفيدة (وخاصة متخذي القرارات) يتحدد في تخفيف حالة القلق التي تنتابهم ، وكذلك لإمدادهم بمزيد من المعرفة، حيث أن وفرة المعلومات الضرورية تؤدي إلى زيادة
المعرفة المسبقة لما سيحدث مستقبلاً أو تقليل حجم التباين في الخيارات ، وذلك عندما يستخدم متخذو القرارات تلك المعلومات كنسب احتمالية للاختيار بين البدائل المتاحة.

وبذلك فإنه ليس من الضروري أن تتحول البيانات المحاسبية إلى معلومات بعد إجراء العمليات التشغيلية عليها أصبحت يرتبط ذلك بتحقيق شرطين مهمين (أو أحدهما على الأقل) عند استخدامها من قبل متخذ القرار وهما:

1. إن المعلومات الناتجة يجب أن تقلل من درجة عدم التأكد لدى متخذ القرار ، وذلك من خلال تقليل عدد البدائل المتاحة أما متخذ القرار.

2. إن المعلومات الناتجة يجب أن تزيد من معرفة متخذ القرار ، وذلك في حالة عدم تحقيق الشرط الأول ، حيث يمكن الاستفادة من المعرفة المضافة في اتخاذ قرارات أخرى في المستقبل.

أما إذا لم يتحقق ذلك ، فلا يمكن أن يكون ناتج العمليات التشغيلية على البيانات بمثابة معلومات ، أصبحت يمكن اعتبارها "بيانات مرتبة" يمكن خزنها واستخدامها كمدخلات في النظام من جديد.

وبناءً على ما سبق يمكن توضيح العلاقة بين البيانات والمعلومات المحاسبية من خلال الشكل الآتي:ـ

أنواع المعلومات المحاسبية

يمكن تبويب أنواع المعلومات المحاسبية كما يلي:
1. معلومات تاريخية (مالية) Historical Information (Financial)
2. معلومات عن التخطيط والرقابة Planning-Control Information
3. معلومات لحل المشكلات Information For Solution Of Problems


1. معلومات تاريخية (مالية)

وهي معلومات تختص بتوفير سجل للأحداث الاقتصادية التي تحدث نتيجة العمليات الاقتصادية التي تمارسها الوحدة الاقتصادية ، لتحديد وقياس نتيجة النشاط
(من ربح أو خسارة) عن فترة مالية معينة وعرض المركز المالي في تاريخ معين لبيان سيولة الوحدة الاقتصادية ومدى الوفاء بالتزاماتها .

ويلاحظ أن هذه المعلومات تهتم بتسجيل التكاليف والإيرادات بعد حدوثها ، وبما يعني أنها معلومات فعلية تتعلق بالأحداث الاقتصادية كما وقعت ،كما أنها تركز على الاستخدام الخارجي (من قبل الجهات الخارجية) بصورة أكبر.

ورغم الإقرار بأهمية هذه المعلومات فانه من المفضل للأغراض العملية أن يتم الإعلام بالأمر مقدماً لكي يمكن اتخاذ القرار قبل أن يصبح الأمر متأخراً ، وهو ما يعد عملاً مفيداً يمكن أن يقوم به المحاسب نظراً لعدم القدرة على تغيير الماضي .

إضافة إلى ذلك فإن المعلومات التاريخية تفيد الإدارة في عمل المقارنات بين فترة وأخرى ، وكذلك في اكتشاف الانحرافات (التي يمكن أن تحدث) عن طريق مقارنتها بمعلومات التخطيط المحددة مقدماً . ويمكن أن يقوم بتقديم هذا النوع من المعلومات نظام المحاسبة المالية بالدرجة الأساس.

2. معلومات عن التخطيط والرقابة

وهي معلومات تختص بتوجيه اهتمام الإدارة إلى مجالات وفرص تحسين الأداء وتحديد مجالات أوجه انخفاض الكفاءة لتشخيصها واتخاذ القرارات المناسبة لمعالجتها في الوقت المناسب ، ويتم ذلك من خلال وضع التقديرات اللازمة لأعداد برامج الموازنات التخطيطية والتكاليف المعيارية ، حيث تبرز الموازنات التخطيطية الوضع المالي للوحدة الاقتصادية في لحظة تاريخية مقبلة ، فضلاً عن استخدامها في أغراض الرقابة وتقييم الأداء وتحديد مسؤولية الأفراد الجماليات مساءلتهم محاسبياً ، أما التكاليف المعيارية فتهتم بالتحديد المسبق لمستويات النشاط بغرض تسهيل عملية المحاسبة لكل مستوى من المستويات الإدارية من خلال الاعتماد على مراكز التكلفة وتحميل التكاليف الإضافية … الخ.

ويلاحظ أن هذه المعلومات تتعلق بالأنشطة الدورية المتكررة في مجالات التكلفة وتحميل التكاليف الإضافية .. الخ.

كما يلاحظ أن هذه المعلومات تتعلق بالأنشطة الدورية المتكررة في مجالات التخطيط والرقابة حيث أنها تهتم بالأداء الجاري والمستقبلي من خلال مساعدتها في تجهيز التوقعات للمستقبل ومقارنة النشاط الجاري بأرقام الخطة لتحديد الانحرافات وتحليلها والبحث في أسبابها وتحديد المسؤولية عنها واتخاذ القرارات التصحيحية بشأنها قبل فوات الأوان.

ويمكن أن يقوم بتقديم هذا النوع من المعلومات كل من :-

أ. نظام محاسبة التكاليف عندما تكون المعلومات متعلقة بالتخطيط قصير الأجل من خلال نظامي محاسبة التكاليف الفعلية والتكاليف المعيارية.
ب. نظام المحاسبة الإدارية من خلال نظام الموازنات التخطيطية.
ج. نظام الرقابة الداخلية.

3. معلومات لحل المشكلات

وهي تتعلق بتقييم بدائل القرارات والاختيار بينها ، وتعتبر ضرورية للأمور غير الروتينية (أي التي تتطلب إجراء تحليلات محاسبية خاصة أو تقارير محاسبية خاصة) وبذلك فهي تتسم بعدم الدورية .
وعادة ما تستخدم هذه المعلومات في التخطيط طويل الأجل مثل : قرار تصنيع أجزاء معينة من السلعة داخلياً أو شرائها أو إضافة أو استبعاد منتج معين من خط الإنتاج أو شراء موجودات ثابتة جديدة بدلاً من المستهلكة وغيرها من القرارات الأخرى.
ويمكن أن يقوم بتقديم هذا النوع من المعلومات نظام معلومات المحاسبة الإدارية بالدرجة الأساس .

خصائص المعلومات المحاسبية

لكي تتحقق المعلومات المحاسبية الفائدة المرجوة لها من قبل مستخدميها ، فإن هناك مجموعة من الخواص (السمات أو الصفات) التي يجب أن تتسم بها المعلومات المحاسبية، وتتلق هذه الخواص بمعايير نوعية يمكن من خلالها الحكم على مدى تحقق الفائدة من المعلومات المحاسبية .

وقد قام مجلس معايير المحاسبة المالية (FASB) بإصدار قائمة المفاهيم رقم (2) في سنة 1980 بعنوان الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبيةQualitative Characteristic of Accounting Information ، أوضح من خلالها مجموعة
من الخواص الرئيسية والفرعية للمعلومات المحاسبية إضافة إلى القيود أو المحددات
على إنتاج المعلومات المحاسبية والتي يمكن تلخيصها في أن مستخدمي المعلومات المحاسبية هم متخذو القرارات من حيث انهم يعتمدون على المعلومات المحاسبية في مساعدتهم في اتخذا القرارات المختلفة ، ولكي يكون الحكم عادلاً على المعلومات المحاسبية فإن هناك مجموعة من الصفات التي يجب أن يتسم بها متخذ القرار الذي يقوم باستخدام المعلومات المحاسبية ، ومن هذه الصفات :

1. القدرة على فهم محتوى المعلومات (الإدراك) .
2. القدرة على الاستخدام الصحيح للمعلومات في القرارات المناسبة والملائمة التي أعدت من أجلها تلك المعلومات.
3. الخبرة النوعية والزمنية المتعلقة بالتعامل مع أنواع المعلومات المحاسبية خلال فترة زمنية سابقة.

وعليه فإن استخدام المعلومات المحاسبية يجب أن يتحدد بمتخذ قرار مناسب ومهيأ لذلك الاستخدام ، فمن غير المعقول أن تستخدم المعلومات المحاسبية من قبل شخص لا يفهم الحد الأدنى لما يمكن أن تعبر عنه المعلومات المحاسبية (من حيث المصطلحات المستخدمة أو كيفية نشوء تلك المعلومات .. الخ) ، ومن ثم يتم الحكم على المعلومات المحاسبية من خلال ذلك المستخدم بـأنها غير جيدة أو غير مفيدة.

كما يلاحظ أن هناك قيدين (شرطين) رئيسيين يحددان إمكانية القيام بإنتاج المعلومات المحاسبية هما :
1. الجدوى الاقتصادية التي تتحدد من خلال قدرة المعلومات المحاسبية على تحقيق عائد أكبر من تكلفة إنتاجها.
2. الأهمية النسبية للمعلومات المنتجة ومدى قدرتها على التأثير على اتخاذ القرار من قبل شخص معين دون آخر ، مع الأخذ بنظر الاعتبار إمكانية اختلاف ذلك التأثير من شخص إلى آخر ، اعتماداً على نوعية المعلومات ووزنها النسبي ضمن المجموعة التي تنتمي إليها ومدى علاقتها بمعلومات أو قرارات أخرى .. الخ.

ولمناقشة الخواص النوعية للمعلومات المحاسبية ، يمكن تصنيف هذه الخواص من خلال ملاحظة الشكل السابق إلى الخواص الآتية :

أولاً. الخاصية الأساسية
وهي تتعلق بفائدة المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرارات Decision Usefulness، وكما أوضحنا سابقاً فإن فائدة المعلومات المحاسبية يمكن أن تتحقق من خلال شرطين أساسين (أو أحدهما على الأقل) هما : المساهمة في تقليل حالات عدم التأكد لدى متخذ القرار و / أو المساهمة في زيادة درجة المعرفة لدى متخذ القرار.


ثانياً. الخصائص الرئيسية
وهي تتعلق بخاصتين رئيسيتين هما :

1. الملاءمة Relevance
حيث يجب أن تكون المعلومات المحاسبية ملائمة ومناسبة لاستخدامات متخذ القرار ، ويمكن تحقيق هذه الخاصية من خلال معرفة مدى استفادة متخذ القرار من المعلومات المحاسبية عندما تساهم تلك المعلومات في تقليل البدائل المتاحة أمامه والمساهمة في تحديد البديل الأمثل الذي يمثل القرار المتخذ :

وعليه يمكن تحقيق خاصية الملاءمة من خلال الآتي :

أ. التوقيت الزمني المناسب Timeliness
أي انه يجب توفير المعلومات المحاسبية في فترة زمنية مناسبة يمكن تحديدها بالفترة الزمنية اللازمة لاتخاذ قرار معين من قبل مستخدمها (متخذ القرار) لكي لا تفقد قيمتها أو قدرتها على التأثير في عميلة اتخاذ القرار.

ب. القيمة التنبؤية Predictive Value
أي أن تكون للمعلومات المحاسبية إمكانية تحقيق استفادة منها في اتخاذ القرارات التي لها علاقة بالتنبؤات المستقبلية .

جـ. القيمة الرقابية Feed Back Value
أي أن تكون للمعلومات المحاسبية إمكانية الاستخدام في الرقابة والتقييم من خلال التغذية العكسية Feed Back وتصحيح الأخطاء التي يمكن أن تنتج عن سوء الاستخدام أو عدم الكفاية .. الخ.

2. الثقة Reliability
وهي تتعلق بمدى إمكانية خلق حالة الاطمئنان لدى مستخدم المعلومات المحاسبية (متخذ القرار) لكي تعتمد عليها في اتخاذ قراراته المختلفة .

ويمكن تحقيق هذه الخاصية من خلال الآتي :

آ. صدق التعبير Representational Faithfulness
أي أن تكون المعلومات المحاسبية معبرة عن الأحداث الخاصة بها بصورة سليمة وأمينة وخالية من أي تلاعب متعمد.

ب. الحياد (عدم التحيز) Neutrality
أي عدم التأثير على عملية الحصول على المعلومات وتهيئتها بصورة مقصودة يمكن أن تساهم في خدمة مستخدم معين دون آخر.

جـ. قابلية التحقق Verifiability
أي القدرة على الوصول إلى نفس النتائج من قبل اكثر من شخص ، إذا ما تم استخدام نفس الطرق والأساليب التي استخدمت في قياس المعلومات المحاسبية ، وغالباً ما يستخدم مصطلح مرادف للتحقق وهو الموضوعية Objectivity .


ثالثاً. الخصائص الثانوية
وهي تتعلق بالآتي :

1. الثبات Consistency
وهي تعني الثبات على استخدام نفس الطرق والأساليب المعتمدة في قياس وتوصيل المعلومات المحاسبية من فترة لأخرى ، وإذا ما دعت الحاجة إلى أي تغيير فيجب التنويه عن ذلك لكي يتم أخذ ذلك بنظر الاعتبار من قبل المستخدم .

2. قابلية المقارنة Comparability
أي أن يكون للمعلومات المحاسبية القدرة على إجراء المقارنات بين فترة مالية وأخرى لنفس الوحدة الاقتصادية أو المقارنة مع وحدات اقتصادية أخرى ضمن نفس النشاط.
ومن الواضح انه كلما كانت الطرق والأساليب المحاسبية متميزة بالثبات كلما تحققت فائدة أكبر من المعلومات المحاسبية لأغراض المقارنة.