العلاقة بين البيانات والمعلومات المحاسبية

العلاقة بين البيانات والمعلومات المحاسبية

يمكن تعريف البيانات بأنها : حقائق مجردة تعبر عن حدث أو أحداث معينة بهيئة رموز أو حروف أو أرقام أو رسوم بيانية ، تكون بصيغة غير مرتبة (طبقاً للاستفادة المطلوبة من استخدامها) يتم جمعها أو الحصول عليها من مصادر مختلفة بهدف تحويلها إلى معلومات يمكن الاستفادة منها بعد إجراء العمليات اللازمة عليها وترتيبها ، فهي المادة الخام (الأساسية) اللازمة لإنتاج المعلومات.

وهناك أمثلة كثيرة على البيانات في الحياة العملية منها أرقام الإنتاج ، أرقام المبيعات، أرقام المخزون ، الإحصاءات المختلفة (أرقاماً وخرائط ورسوماً بيانية).

وتمثل الأحداث الاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية الأساس في الحصول على البيانات المحاسبية التي يمكن أن تصنف تبعاً لتلك الأحداث إلى الصنفين الرئيسين الآتيين.

1. بيانات مالية، وهي تتعلق بكافة الأحداث الاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية ويتبعها أثراً مالياً بحيث يمكن قياسها والتعبير عنها بصورة مالية ، وهي تشمل كافة الأحداث الرئيسية الآتية:

أ. الأحداث التمويلية المتعلقة بكيفية الحصول على الأموال اللازمة لممارسة الوحدة الاقتصادية لنشاطها الاقتصادي (الجاري وغير الجاري) سواء من قبل أصحاب الملكية أو عن طريق الاقتراض(قصير الأجل أو طويل الأجل) .

ب. الأحداث الرأسمالية المتعلقة بكيفية الحصول على الموجودات الثابتة واندثاراتها ومجالات التصرف بها (البيع أو الاستبدال) .

ج. الأحداث الايرادية ، المتعلقة بكيفية تحقيق أرباح العمليات الجارية (أرباح النشاط الجاري).

2. بيانات غير مالية، وهي تتعلق بكافة الأحداث الاقتصادية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية ولا يتبعها أثراً مالياً، وهي على نوعين:

أ. بيانات كمية، وهي تلك البيانات التي يمكن التعبير عنها بصورة كمية ، مثل إعداد العاملين ، عدد ساعات العمل، عدد الأسهم ، عدد الوحدات المباعة .. الخ.

ب. بيانات غير كمية ، وهي تلك البيانات التي لا يمكن التعبير عنها بصورة كمية أصبحت يتم التعبير عنها بصورة وصفية نظراً لصعوبة قياسها بصورة كمية أو من أمثلتها مدى الاستفادة من البرامج التدريبية للعاملين ، أذواق المستهلكين ، الخ.

وعليه يمكن تعريف المعلومات –بصورة عامة-بأنها : ناتج العمليات التشغيلية التي تجري على البيانات من تبويب وتحليل وتفسير بهدف استخدامها في توضيح الأمور المختلفة وبناء الحقائق عليها من قبل مستخدميها وبما يحقق الفائدة لهم.

ومن خلال تعريف كل من البيانات والمعلومات يتضح أن المعيار الأساسي للتفرقة بين البيانات والمعلومات ينحصر في الفائدة المحققة منهما ،كما أن هناك إمكانية لاعتبار البيانات بمثابة معلومات إذا ما تم تنظيمها وإعادة ترتيبها بشكل يجعل لها معنى ودلالة وذات استخدام مفيد لمستخدمها ، بعد الأخذ بنظر الاعتبار كل من : المستخدم ، مكانته الوظيفية ، التوقيت الزمني للاستخدام.

المعلومات المحاسبية وشروطها

تعرف المعلومات المحاسبية بأنها : كل المعلومات الكمية وغير الكمية التي تخص الأحداث الاقتصادية التي تتم معالجتها والتقرير عنها بواسطة نظم المعلومات المحاسبية في القوائم المالية المقدمة للجهات الخارجية وفي خطط التشغيل والتقارير المستخدمة داخلياً .

وبذلك فهي تمثل ناتج العمليات التشغيلية التي تجري على البيانات المحاسبية والتي تستخدم من قبل الجهات الداخلية والخارجية التي لها علاقة بالوحدة الاقتصادية وبما يحقق الفائدة من استخدامها .

وتنشأ الحاجة إلى المعلومات المحاسبية من نقص المعرفة وحالة عدم التأكد اللازمة للنشاط الاقتصادي ، وبذلك فإن الهدف من توفير وتقديم المعلومات إلى الجهات المستفيدة (وخاصة متخذي القرارات) يتحدد في تخفيف حالة القلق التي تنتابهم ، وكذلك لإمدادهم بمزيد من المعرفة، حيث أن وفرة المعلومات الضرورية تؤدي إلى زيادة
المعرفة المسبقة لما سيحدث مستقبلاً أو تقليل حجم التباين في الخيارات ، وذلك عندما يستخدم متخذو القرارات تلك المعلومات كنسب احتمالية للاختيار بين البدائل المتاحة.

وبذلك فإنه ليس من الضروري أن تتحول البيانات المحاسبية إلى معلومات بعد إجراء العمليات التشغيلية عليها أصبحت يرتبط ذلك بتحقيق شرطين مهمين (أو أحدهما على الأقل) عند استخدامها من قبل متخذ القرار وهما:

1. إن المعلومات الناتجة يجب أن تقلل من درجة عدم التأكد لدى متخذ القرار ، وذلك من خلال تقليل عدد البدائل المتاحة أما متخذ القرار.

2. إن المعلومات الناتجة يجب أن تزيد من معرفة متخذ القرار ، وذلك في حالة عدم تحقيق الشرط الأول ، حيث يمكن الاستفادة من المعرفة المضافة في اتخاذ قرارات أخرى في المستقبل.

أما إذا لم يتحقق ذلك ، فلا يمكن أن يكون ناتج العمليات التشغيلية على البيانات بمثابة معلومات ، أصبحت يمكن اعتبارها "بيانات مرتبة" يمكن خزنها واستخدامها كمدخلات في النظام من جديد.

وبناءً على ما سبق يمكن توضيح العلاقة بين البيانات والمعلومات المحاسبية من خلال الشكل الآتي:ـ

أنواع المعلومات المحاسبية

يمكن تبويب أنواع المعلومات المحاسبية كما يلي:
1. معلومات تاريخية (مالية) Historical Information (Financial)
2. معلومات عن التخطيط والرقابة Planning-Control Information
3. معلومات لحل المشكلات Information For Solution Of Problems


1. معلومات تاريخية (مالية)

وهي معلومات تختص بتوفير سجل للأحداث الاقتصادية التي تحدث نتيجة العمليات الاقتصادية التي تمارسها الوحدة الاقتصادية ، لتحديد وقياس نتيجة النشاط
(من ربح أو خسارة) عن فترة مالية معينة وعرض المركز المالي في تاريخ معين لبيان سيولة الوحدة الاقتصادية ومدى الوفاء بالتزاماتها .

ويلاحظ أن هذه المعلومات تهتم بتسجيل التكاليف والإيرادات بعد حدوثها ، وبما يعني أنها معلومات فعلية تتعلق بالأحداث الاقتصادية كما وقعت ،كما أنها تركز على الاستخدام الخارجي (من قبل الجهات الخارجية) بصورة أكبر.

ورغم الإقرار بأهمية هذه المعلومات فانه من المفضل للأغراض العملية أن يتم الإعلام بالأمر مقدماً لكي يمكن اتخاذ القرار قبل أن يصبح الأمر متأخراً ، وهو ما يعد عملاً مفيداً يمكن أن يقوم به المحاسب نظراً لعدم القدرة على تغيير الماضي .

إضافة إلى ذلك فإن المعلومات التاريخية تفيد الإدارة في عمل المقارنات بين فترة وأخرى ، وكذلك في اكتشاف الانحرافات (التي يمكن أن تحدث) عن طريق مقارنتها بمعلومات التخطيط المحددة مقدماً . ويمكن أن يقوم بتقديم هذا النوع من المعلومات نظام المحاسبة المالية بالدرجة الأساس.

2. معلومات عن التخطيط والرقابة

وهي معلومات تختص بتوجيه اهتمام الإدارة إلى مجالات وفرص تحسين الأداء وتحديد مجالات أوجه انخفاض الكفاءة لتشخيصها واتخاذ القرارات المناسبة لمعالجتها في الوقت المناسب ، ويتم ذلك من خلال وضع التقديرات اللازمة لأعداد برامج الموازنات التخطيطية والتكاليف المعيارية ، حيث تبرز الموازنات التخطيطية الوضع المالي للوحدة الاقتصادية في لحظة تاريخية مقبلة ، فضلاً عن استخدامها في أغراض الرقابة وتقييم الأداء وتحديد مسؤولية الأفراد الجماليات مساءلتهم محاسبياً ، أما التكاليف المعيارية فتهتم بالتحديد المسبق لمستويات النشاط بغرض تسهيل عملية المحاسبة لكل مستوى من المستويات الإدارية من خلال الاعتماد على مراكز التكلفة وتحميل التكاليف الإضافية … الخ.

ويلاحظ أن هذه المعلومات تتعلق بالأنشطة الدورية المتكررة في مجالات التكلفة وتحميل التكاليف الإضافية .. الخ.

كما يلاحظ أن هذه المعلومات تتعلق بالأنشطة الدورية المتكررة في مجالات التخطيط والرقابة حيث أنها تهتم بالأداء الجاري والمستقبلي من خلال مساعدتها في تجهيز التوقعات للمستقبل ومقارنة النشاط الجاري بأرقام الخطة لتحديد الانحرافات وتحليلها والبحث في أسبابها وتحديد المسؤولية عنها واتخاذ القرارات التصحيحية بشأنها قبل فوات الأوان.

ويمكن أن يقوم بتقديم هذا النوع من المعلومات كل من :-

أ. نظام محاسبة التكاليف عندما تكون المعلومات متعلقة بالتخطيط قصير الأجل من خلال نظامي محاسبة التكاليف الفعلية والتكاليف المعيارية.
ب. نظام المحاسبة الإدارية من خلال نظام الموازنات التخطيطية.
ج. نظام الرقابة الداخلية.

3. معلومات لحل المشكلات

وهي تتعلق بتقييم بدائل القرارات والاختيار بينها ، وتعتبر ضرورية للأمور غير الروتينية (أي التي تتطلب إجراء تحليلات محاسبية خاصة أو تقارير محاسبية خاصة) وبذلك فهي تتسم بعدم الدورية .
وعادة ما تستخدم هذه المعلومات في التخطيط طويل الأجل مثل : قرار تصنيع أجزاء معينة من السلعة داخلياً أو شرائها أو إضافة أو استبعاد منتج معين من خط الإنتاج أو شراء موجودات ثابتة جديدة بدلاً من المستهلكة وغيرها من القرارات الأخرى.
ويمكن أن يقوم بتقديم هذا النوع من المعلومات نظام معلومات المحاسبة الإدارية بالدرجة الأساس .

خصائص المعلومات المحاسبية

لكي تتحقق المعلومات المحاسبية الفائدة المرجوة لها من قبل مستخدميها ، فإن هناك مجموعة من الخواص (السمات أو الصفات) التي يجب أن تتسم بها المعلومات المحاسبية، وتتلق هذه الخواص بمعايير نوعية يمكن من خلالها الحكم على مدى تحقق الفائدة من المعلومات المحاسبية .

وقد قام مجلس معايير المحاسبة المالية (FASB) بإصدار قائمة المفاهيم رقم (2) في سنة 1980 بعنوان الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبيةQualitative Characteristic of Accounting Information ، أوضح من خلالها مجموعة
من الخواص الرئيسية والفرعية للمعلومات المحاسبية إضافة إلى القيود أو المحددات
على إنتاج المعلومات المحاسبية والتي يمكن تلخيصها في أن مستخدمي المعلومات المحاسبية هم متخذو القرارات من حيث انهم يعتمدون على المعلومات المحاسبية في مساعدتهم في اتخذا القرارات المختلفة ، ولكي يكون الحكم عادلاً على المعلومات المحاسبية فإن هناك مجموعة من الصفات التي يجب أن يتسم بها متخذ القرار الذي يقوم باستخدام المعلومات المحاسبية ، ومن هذه الصفات :

1. القدرة على فهم محتوى المعلومات (الإدراك) .
2. القدرة على الاستخدام الصحيح للمعلومات في القرارات المناسبة والملائمة التي أعدت من أجلها تلك المعلومات.
3. الخبرة النوعية والزمنية المتعلقة بالتعامل مع أنواع المعلومات المحاسبية خلال فترة زمنية سابقة.

وعليه فإن استخدام المعلومات المحاسبية يجب أن يتحدد بمتخذ قرار مناسب ومهيأ لذلك الاستخدام ، فمن غير المعقول أن تستخدم المعلومات المحاسبية من قبل شخص لا يفهم الحد الأدنى لما يمكن أن تعبر عنه المعلومات المحاسبية (من حيث المصطلحات المستخدمة أو كيفية نشوء تلك المعلومات .. الخ) ، ومن ثم يتم الحكم على المعلومات المحاسبية من خلال ذلك المستخدم بـأنها غير جيدة أو غير مفيدة.

كما يلاحظ أن هناك قيدين (شرطين) رئيسيين يحددان إمكانية القيام بإنتاج المعلومات المحاسبية هما :
1. الجدوى الاقتصادية التي تتحدد من خلال قدرة المعلومات المحاسبية على تحقيق عائد أكبر من تكلفة إنتاجها.
2. الأهمية النسبية للمعلومات المنتجة ومدى قدرتها على التأثير على اتخاذ القرار من قبل شخص معين دون آخر ، مع الأخذ بنظر الاعتبار إمكانية اختلاف ذلك التأثير من شخص إلى آخر ، اعتماداً على نوعية المعلومات ووزنها النسبي ضمن المجموعة التي تنتمي إليها ومدى علاقتها بمعلومات أو قرارات أخرى .. الخ.

ولمناقشة الخواص النوعية للمعلومات المحاسبية ، يمكن تصنيف هذه الخواص من خلال ملاحظة الشكل السابق إلى الخواص الآتية :

أولاً. الخاصية الأساسية
وهي تتعلق بفائدة المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرارات Decision Usefulness، وكما أوضحنا سابقاً فإن فائدة المعلومات المحاسبية يمكن أن تتحقق من خلال شرطين أساسين (أو أحدهما على الأقل) هما : المساهمة في تقليل حالات عدم التأكد لدى متخذ القرار و / أو المساهمة في زيادة درجة المعرفة لدى متخذ القرار.


ثانياً. الخصائص الرئيسية
وهي تتعلق بخاصتين رئيسيتين هما :

1. الملاءمة Relevance
حيث يجب أن تكون المعلومات المحاسبية ملائمة ومناسبة لاستخدامات متخذ القرار ، ويمكن تحقيق هذه الخاصية من خلال معرفة مدى استفادة متخذ القرار من المعلومات المحاسبية عندما تساهم تلك المعلومات في تقليل البدائل المتاحة أمامه والمساهمة في تحديد البديل الأمثل الذي يمثل القرار المتخذ :

وعليه يمكن تحقيق خاصية الملاءمة من خلال الآتي :

أ. التوقيت الزمني المناسب Timeliness
أي انه يجب توفير المعلومات المحاسبية في فترة زمنية مناسبة يمكن تحديدها بالفترة الزمنية اللازمة لاتخاذ قرار معين من قبل مستخدمها (متخذ القرار) لكي لا تفقد قيمتها أو قدرتها على التأثير في عميلة اتخاذ القرار.

ب. القيمة التنبؤية Predictive Value
أي أن تكون للمعلومات المحاسبية إمكانية تحقيق استفادة منها في اتخاذ القرارات التي لها علاقة بالتنبؤات المستقبلية .

جـ. القيمة الرقابية Feed Back Value
أي أن تكون للمعلومات المحاسبية إمكانية الاستخدام في الرقابة والتقييم من خلال التغذية العكسية Feed Back وتصحيح الأخطاء التي يمكن أن تنتج عن سوء الاستخدام أو عدم الكفاية .. الخ.

2. الثقة Reliability
وهي تتعلق بمدى إمكانية خلق حالة الاطمئنان لدى مستخدم المعلومات المحاسبية (متخذ القرار) لكي تعتمد عليها في اتخاذ قراراته المختلفة .

ويمكن تحقيق هذه الخاصية من خلال الآتي :

آ. صدق التعبير Representational Faithfulness
أي أن تكون المعلومات المحاسبية معبرة عن الأحداث الخاصة بها بصورة سليمة وأمينة وخالية من أي تلاعب متعمد.

ب. الحياد (عدم التحيز) Neutrality
أي عدم التأثير على عملية الحصول على المعلومات وتهيئتها بصورة مقصودة يمكن أن تساهم في خدمة مستخدم معين دون آخر.

جـ. قابلية التحقق Verifiability
أي القدرة على الوصول إلى نفس النتائج من قبل اكثر من شخص ، إذا ما تم استخدام نفس الطرق والأساليب التي استخدمت في قياس المعلومات المحاسبية ، وغالباً ما يستخدم مصطلح مرادف للتحقق وهو الموضوعية Objectivity .


ثالثاً. الخصائص الثانوية
وهي تتعلق بالآتي :

1. الثبات Consistency
وهي تعني الثبات على استخدام نفس الطرق والأساليب المعتمدة في قياس وتوصيل المعلومات المحاسبية من فترة لأخرى ، وإذا ما دعت الحاجة إلى أي تغيير فيجب التنويه عن ذلك لكي يتم أخذ ذلك بنظر الاعتبار من قبل المستخدم .

2. قابلية المقارنة Comparability
أي أن يكون للمعلومات المحاسبية القدرة على إجراء المقارنات بين فترة مالية وأخرى لنفس الوحدة الاقتصادية أو المقارنة مع وحدات اقتصادية أخرى ضمن نفس النشاط.
ومن الواضح انه كلما كانت الطرق والأساليب المحاسبية متميزة بالثبات كلما تحققت فائدة أكبر من المعلومات المحاسبية لأغراض المقارنة.


المصدر : كتاب نظام المعلومات المحاسبية للدكتور زياد السقا والدكتور قاسم الحبيطي / المنشور على موقع محاسبي تكنولوجيا المعلومات
__________________
((ربنا لا علم لنا الا ما علمتنا))